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Alle Dokumente standortübergreifend im Griff

Boscor Holzkontor GmbH
Reitzenstein 76, 95188 Issigau
Land- und Forstwirtschaft
Land- und Forstwirtschaft
Modern Workplace

Kundeninformation

Eine über 700 Jahre lange Erfahrung in der Land- und Forstwirtschaft verbindet die Familien von Reitzenstein und Rotenhan, die heute die Geschicke der aus den Familienbetrieben hervorgegangenen Boscor Gruppe leiten. Als Beratungs-, Bewirtschaftungs- und Handelsunternehmen ist die Boscor Gruppe in allen Bereichen der Land- und Forstwirtschaft tätig. Dabei betreut und bewirtschaftet sie 31.000 Hektar land- und forstwirtschaftliche Flächen, vermarktet 250.000 Festmeter Holz und handelt mit rund 250.000 Tonnen Getreide. Um hier den gewünschten Erfolg zu verbuchen (oder: zu erzielen), bedarf es strukturierter Unternehmensabläufe und einer effizienten Verwaltung.

Beschreibung

In diesem Sinne beschloss die Boscor Gruppe, ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen. Die Wahl fiel auf ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. Ziel war neben der (revisionssicheren) Archivierung der Dokumente die Automatisierung und Beschleunigung aller Geschäftsprozesse. Zudem wollten die Verantwortlichen mit Hilfe des Moduls ‚ELOxc for Microsoft EWS (Exchange Web Services)’ eine automatisierte und rechtskonforme E-Mail-Archivierung gewährleisten.

Herausforderung

Die erste Herausforderung für die Boscor Gruppe bestand darin, die Vielzahl der im Betrieb ein- und ausgehenden Dokumente transparent zu archivieren und zu verwalten. Dabei handelt es sich vorwiegend um klassische Anfragen, Angebote, Verträge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen sowie um weitere geschäftsrelevante Belege. Dass diese Dokumente nicht nur in der Firmenzentrale erfasst und freigegeben werden, sondern auch an den über 60 angebundenen Firmenstandorten, kam erschwerend hinzu. Die zweite Vorgabe der Unternehmensleitung lautete daher, dass der gesamte Dokumentenbestand schnell und unkompliziert unternehmensweit allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollte. Des Weiteren galt es, einen Freigabeprozess für Geschäftsdokumente einzuführen, der die standortübergreifende Dokumentenverwaltung berücksichtigt. Und last but not least war die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Dokumente, einschließlich der E-Mails, sicherzustellen.

Lösung

Das Projekt startete mit einer IST-Analyse des Bestandssystems und einer Evaluierung der vorliegenden Infrastruktur. Angesichts der unterschiedlichen Anforderungen kamen die Verantwortlichen zu dem Schluss, dass ein flexibles ECM-System wie ELOprofessional die richtige Wahl für die Boscor Gruppe darstellte. Das Projektziel bestand darin, alle geschäftsrelevanten Dokumente aus den angeschlossenen Dritt-Systemen, wie zum Beispiel der Software für Enterprise-Resource-Planning (ERP), standortübergreifend zentral zu archivieren. Um die Schnittstellen zu den bereits eingesetzten ERP-Systemen zu schaffen, wurde eine vorhandene „Middleware“ an die Anforderungen des Unternehmens angepasst und mit eigenen Lösungen erweitert. Dadurch können die Mitarbeiter alle Geschäftsdokumente der Boscor Gruppe in ein zentrales ECM-System einpflegen, so dass sie jederzeit für alle angebundenen Betriebe abrufbar sind. Die bestehenden Geschäftsprozesse wurden mit Hilfe elektronischer Workflows in dem ECM-System abgebildet. Auf Basis der mit den Verantwortlichen abgestimmten Berechtigungs- und Zugriffsrechte werden seit der ECM-Einführung alle Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter kanalisiert (oder: weitergeleitet). Der Freigabeprozess erfolgt über die jeweiligen dynamischen Workflows und kann jederzeit auch über mobile Endgeräte initialisiert (oder: angestoßen) werden. Darüber hinaus sorgt das Modul ‚ELOxc for Microsoft EWS’ für die automatische Archivierung der E-Mails, und zwar direkt aus der Microsoft Office 365 Cloud heraus in die Firmenzentrale. Das Modul ermöglicht neben einer automatisierten und rechtssicheren Archivierung ein prozessbezogenes und effizientes Management aller ein- und ausgehenden E-Mails.

Nutzen

ELOprofessional bietet alle Funktionen, um die Dokumente effektiv zu verwalten, ohne Zeitverlust zu nutzen (oder: verfügbar zu machen) und sicher zu steuern. Zudem profitiert die Boscor Gruppe von transparenten Prozessen und einer einheitlichen Ablagestruktur. In Verbindung mit der leistungsstarken Suchfunktion iSearch ist jeder Mitarbeiter an jedem Standort in der Lage, die gewünschten Dokumente rasch aufzufinden. Eine optimale Statuskontrolle der jeweiligen Prozesse ist dabei selbstverständlich. Mit dem ELO Geschäftsprozess-Management konnte eine transparente Dokumentenbearbeitung umgesetzt werden. ELOprofessional bindet relevante Dokumente und Informationen vorgangsbezogen in die Geschäftsabläufe ein und steuert diese unternehmensweit durch dynamische Workflows. Dieses Vorgehen optimiert beispielsweise Freigabeprozesse. Ein Zugriff auf das ELO-Archiv ist jederzeit auch mobil möglich. Hierfür stehen Remote Desktop Services, Webclients sowie die ECM-App ‚ELO for Mobile Devices’ für Android sowie iOS zur Verfügung. So können die Mitarbeiter alle ECM-Basisfunktionen einschließlich der Workflows auch von unterwegs einfach und komfortabel nutzen. Das ELO E-Mail-Management lässt sich mit ‚ELOxc for Microsoft EWS’ flexibel an die Bedürfnisse der Anwender anpassen. Dabei werden selbstredend die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die E-Mail Archivierung eingehalten.

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