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Digitaler Rechnungsprozess mit ELO for DATEV für das Sonnenalp Resort

Sport- und Kurhotel Sonnenalp GmbH
Sonnenalp 1 / 87527 Ofterschwang/Allgäu
Gastronomie, Touristik, Freizeit
Handel / Dienstleistung
Modern Workplace

Kundeninformation

Das Sonnenalp Resort ist ein familiengeführtes Fünf-Sterne-Luxusresort in vierter Generation in Ofterschwang im Allgäu. Mit unternehmerischem Weitblick und einer innovativer Unternehmensphilosophie werden Tradition und Moderne vereint. Rund 600 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus 32 Ländern kümmern sich um das Wohl der Übernachtungs- und Kurgäste.

Beschreibung

Der Kunde war auf der Suche nach einem kompetenten Digitalisierungspartner. Im Rahmen der Einführung von DATEV Rechnungswesen, sollte parallel das Enterprise Content Management System ELO ECM Suite mit dem Modul ELO for DATEV implementiert werden. Ebenso bestand die Anforderung, das Eingangsrechnungs- und E-Mail-Management durch die ELO Business Solution ELO for DATEV sowie durch das Modul ELO XC abzulösen. In weiteren Projektschritten ist geplant, die digitale Personalakte und eine Vertragsverwaltung einzuführen. In die ELO ECM Suite werden zudem zukünftig die ELO Business Solutions Module ELO HR Personnel File und ELO Contract integriert.

Lösung & Nutzen

Die ELO ECM Suite automatisiert bestehende Geschäftsprozesse durch Workflows und führt dadurch zu schnelleren und optimierteren Ergebnissen. Mit der Implementierung des Moduls ELO for DATEV konnten zudem alle rechnungsrelevanten Informationen aus der ELO ECM Suite problemlos an die DATEV Schnittstelle übertragen werden. Der Schwerpunkt liegt auf digitaler Bearbeitung und automatisierte Steuerung geschäftsrelevanter Daten und revisionssicherer Verwahrung nach rechtlichen Grundlagen im Bereich Eingangsrechnungsmanagement.

Automatisierte Ablage & Workflows

Zuerst werden die Belegtypen – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und interne Belege – verarbeitet. ELO for DATEV berücksichtigt die Belegtypen und legt diese in den dafür vorgesehen Repository – Bereichen ab. Eingangsrechnungen werden direkt im Kreditorenordner abgelegt und ebenfalls im Lieferantenordner, in dem alle weiteren vorgangsspezifischen Dokumente zu finden sind, angezeigt.

Belegerkennung & Freigabeprozess

Per Belegerkennung werden die buchungsrelevanten Informationen der Ein- und Ausgangsbelege analysiert, ausgewertet und dem Beleg als Meta-Information hinzugefügt. Anschließend wird der Beleg zur Freigabe an definierte Anwendergruppen geschickt. Ein Buchungsvorschlag für das DATEV Rechnungswesen wird automatisch erstellt.

Übergabe / Schnittstellen

ELO greift über die Schnittstelle auf Stammdaten im DATEV-Rechnungswesen zu. Vorab definierte, buchungsrelevante Daten werden als Buchungsvorschlag für das DATEV-Rechnungswesen bereitgestellt. Im Anschluss wird der passende Rechnungsvorlauf ausgewählt, der Buchungsvorschlag eingelesen und bestätigt. Ein Aufruf des Beleges aus DATEV Rechnungswesen ist jederzeit möglich. Durch die Einführung der ELO ECM Suite in Verbindung mit ELO for DATEV wird beim Kunden: die Rechtssicherheit von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gewährleistet. die internen Prozesse optimiert sowie die Transport- und Ablagezeiten von Dokumenten und Akten verkürzt. ein schneller Zugriff der Anwender auf Ihre Akten und Belege durch komfortable und intelligente Suchmöglichkeiten ermöglicht. mittels eines Berechtigungskonzeptes die Regelung und Kontrolle von Zugriffsrechten gewährleistet. Freigabeprozesse und Workflowmanagement mit mehreren Abteilungen abgebildet. eine automatische Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente in einem zentralen revisionssicheren Archiv garantiert.

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