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Digitalisierung: kleine Unternehmen zukunftssicher machen

Wartenfelser GmbH & Co. KG
Eichendorffstr. 21, 91334 Hemhofen
Konstruktion & Herstellung von Spritzgussformen und Kunststoffteilen
Fertigung / Prod. Gewerbe
Modern Workplace

Kundeninformation

Seit 1962 ist Wartenfelser ein etabliertes Zulieferunternehmen für technisch anspruchsvolle Spritzabzugussteile, die in unterschiedlichste Branchen geliefert werden.

Beschreibung

ELOprofessional wurde als zentrales ECM eingeführt, um insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung der Wartenfelser GmbH & Co. KG zu vereinfachen und den Prozess transparent zu gestalten.

Herausforderung

Das Unternehmen stand bislang vor der Herausforderung, dass Belege nur klassisch in Papierform und nicht in einem digitalen Archiv abgelegt wurden. Der Arbeitsaufwand, um Belege zu ordnen, zu lochen und abzuheften ist dadurch deutlich höher, als Rechnungen digital zu erfassen. Zudem ist die Suche nach Dokumenten umständlicher im Vergleich zu einer digitalen Suchfunktion.

Lösung

Um den Anforderungen des Kunden gerecht zu werden führten unsere ECM Consultants die Dokumentensoftware von ELOprofessionals ein. Die automatisch erzeugten Belege wurden automatisiert in ELO nach entsprechenden Kriterien sortiert und abgelegt. Die Eingangsrechnungserfassung startet einen Workflow der dann automatisiert den Lieferschein zuordnet und die Bestell- und Preisprüfung beim zuständigen Einkäufer einleitet. Erst nach Freigabe durch den Besteller werden Rechnungen in die Buchhaltung eingespielt und in die Zahlungsläufe übergeben. Zudem wurde eine Verbindung zu DATEV eingerichtet – fertig gebuchte Rechnung werden per Mausklick an die eingesetzte DATEV-Software übergeben.

Nutzen

Mit den eingesetzten Lösungen wurde das Unternehmen optimal für die digitale Zukunft gewappnet. Der Aufwand für die Suche nach Dokumenten und Belegen konnte deutlich reduziert und die Dauer von Bestellungs- und Rechnungsprozessen deutlich beschleunigt werden. Dank verschiedener Bearbeitungsgruppen sind die Dokumente für alle Beteiligten im System zugänglich und nachvollziehbar archiviert. Die Bearbeitung durch verschiedenen Teammitglieder ist somit problemlos möglich.

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