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Drucken 2.0 – die Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth rüstet sich für die Zukunft

Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth
Erlanger Str. 40, 91080 Uttenreuth
Öffentliche Auftraggeber
Öffentliche Auftraggeber
Print Solution

Kundeninformation

Die Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth besteht aus einem Zusammenschluss der Gemeinden Buckenhof, Marloffstein, Spardorf und Uttenreuth. Als zentrale Verwaltung wurde die größte Gemeinde Uttenreuth ausgewählt, die sich zwischen dem Sebalder Forst im Süden und der Fränkischen Schweiz im Norden einbettet. Die Einwohnerzahl liegt aktuell bei über 12.000. Damit zählt die Verwaltungsgemeinschaft zu einer der größten Verwaltungseinheiten im Landkreis Erlangen-Höchstadt.

Beschreibung

Die Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth wollte die Prozesse rund um Drucken und Scannen übergreifend vereinheitlichen und an einen vertrauensvollen Partner übergeben, der eine reibungslose Umsetzung gewährleisten kann. Die Angestellten der Verwaltungsgemeinschaft können sich durch die Optimierung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Im März 2021 begann die interne Verwaltung die Druckerflotte auf einen Hersteller umzustellen und entschied sich für Hardware von Kyocera. Im Zuge dessen sollten ebenfalls Lieferungen von Verbrauchsmaterialien automatisiert werden. Für die Umstellung im ersten Schritt und den folgenden dauerhaften Support wurde die MR Datentechnik als einziger Dienstleister bestimmt. Die MR Datentechnik übernimmt dabei den technischen Support und die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien durch ein integriertes Fleetmanagementsystem. Im Juli 2022 wurde die Druckerflotte zusätzlich durch eine professionelle Softwarelösung MR DocumentControl ergänzt. Dadurch werden die Arbeitsabläufe auf das nächste Level gehoben und optimiert. Für dieses Projekt arbeiten Marcus Kurzendörfer (Leiter IT | Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth) und stellvertretend für die MR Datentechnik Sebastian Pfistner (Sales Consultant | Managed Print Service) eng zusammen, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen und die Optimierung der Druckerlösung bestmöglich umzusetzen.

Herausforderung

Bislang waren viele verschiedene Drucker-, Scanner- und Kopiermodelle von unterschiedlichen Herstellern im Einsatz. Die bestehenden Verträge waren dadurch sehr unterschiedlich und schwierig zu monitoren. Es bestanden zum Teil Serviceverträge, dann wiederum Mietverträge für einzelne Geräte und zu guter Letzt, wurde ein Teil der Geräte gekauft, für die es allerdings keinen Servicevertrag gab. Jede Abteilung bzw. jeder Bereich innerhalb der Verwaltungsgemeinschaft hatte eine andere Vorgehensweise. Dadurch musste Arbeitszeit für die Instandhaltung der Geräte investiert oder zeit- sowie kostenintensive Reparaturaufträge erteilt werden. Nach konstruktiven Gesprächen mit allen Beteiligten stellte sich heraus, dass eine homogene Druck- und Kopierflotte vom Hersteller Kyocera etabliert werden soll, um mit einem einzigen Dienstleister und entsprechenden Service die Verwaltungsgemeinschaft zu entlasten und somit Zeit und Kosten einzusparen. Aufgrund laufzeitgebundener Verträge, die teils erst vor Kurzem abgeschlossenen wurden, konnten die Geräte nicht gleichzeitig ausgetauscht werden. Eine Problematik, die erst nach und nach gelöst werden wird.

Lösung

Analyse und Umsetzung Nach intensiven Besprechungen und Analysen der Kundenwünsche, konnten wir verschiedene Lösungsansätze erstellen und dem Kunden präsentieren. Die Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth entschied sich, eine sehr flexible Lösung mit einem Warenkorbsystem zu integrieren. So kann die Verwaltungsgemeinschaft bei Bedarf einfach online neue Systeme über die MR Datentechnik bestellen. Der Kunde kann hier nicht nur aus den gemeinsam definierten Geräteklassen wählen, sondern auch das Gerät durch vorher festgelegte Optionen (wie z. B. Anzahl der Papierkassetten uvm.) modifizieren. Durch eine vorher festgelegte Vereinbarung erhalten alle Geräte auch unseren bewährten MR Full-Service. Dieser beinhaltet die automatisierte Belieferung von Verbrauchsmaterial, sämtliche Verschleiß- und Ersatzteile sowie den Einsatz von Servicetechnikern und technischen Support im Problemfall. Somit werden alle Aufwendungen, die der Kunde mit den alten Verträgen und Geräten selbst bewältigen musste, von der MR übernommen. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung der Mitarbeitenden in der Verwaltungsgemeinschaft, u. a. in der IT Abteilung. Integration einer Softwarelösung Ein großer Schritt in Richtung Zukunft wurde mit der Implementierung unserer Drucksoftwarelösung „MR Document Control“ gesetzt. Der Hauptgrund für die Einführung war das Thema DSGVO, das gerade bei öffentlichen Einrichtungen einen sehr hohen Stellenwert hat und so die Einhaltung der Verordnung sichergestellt wird. Durch unsere MR Softwarelösungen kann sich nun jeder Mitarbeitende am MFP, durch Vorhalten eines Transponders, einer Mitarbeiterkarte oder durch Eingabe eines PINs, identifizieren. Der so freigegebene Druckjob wird erst ausgeworfen, wenn die berechtigte Person an einem beliebigen Gerät steht und das Dokument umgehend entnehmen kann. Somit ist sichergestellt, dass keine sensiblen Dokumente und/oder Formulare in den Kopiergeräten liegen, zu denen häufig viele andere, oft auch Kunden, Zugriff haben würden. Die Softwarelösung bietet zusätzlich zahlreiche andere Funktionen, welche die Arbeit der Mitarbeitenden in der Verwaltungsgemeinschaft noch mehr erleichtert. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung von Workflows und Regeln, die passgenau auf den Mitarbeitenden zugeschnitten sind, der sich am Gerät authentifiziert. Dafür können auch Kostenstellen hinterlegt, die Zuteilung der Kosten definiert oder die Erstellung von Abrechnungen und Reports im Allgemeinen ermöglicht werden.

Nutzen

Durch die Einführung unseres Warenkorbs mit Hardware von Kyocera, MR Full-Service und vor allem der MR Softwarelösung, können die Mitarbeitenden der Verwaltungsgemeinschaft Uttenreuth innovativer und effizienter arbeiten und sich, dank der Übernahme des Services durch die MR Datentechnik, ihren Kernaufgaben widmen. Es stellt vor allem eine immense Entlastung der IT-Abteilung dar und sichert einen reibungslosen Ablauf. Gerade mit der Softwarelösung und der personalisierten Authentifizierung der Mitarbeitenden, konnte die Verwaltungsgemeinschaft einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung gehen und dabei den Datenschutz weiter ausbauen und Kosten einsparen.

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