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Geschäftsprozesse voll automatisiert und effektiv steuern

Horst Zimmermann GmbH
Scheinfelder Str. 11, 90431 Nürnberg
Kälte- und Klimafachbetrieb
Handel / Dienstleistung
Modern Workplace

Kundeninformation

Das Unternehmen wurde 1967 von Horst Zimmermann gegründet und ist heute der führende Anbieter von Kälte- und Klimatechnik in der Metropolregion Nürnberg. Die Horst Zimmermann GmbH beschäftigt aktuell über 55 Mitarbeiter und wird von Martin Zimmermann, dem Sohn des Gründers, geführt.

Beschreibung

Die Horst Zimmermann GmbH nutzt das System für Enterprise-Content-Management (ECM) ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. Das Ziel ist, Dokumente rechtssicher zu archivieren sowie die Geschäftsprozesse zu automatisieren und somit zu beschleunigen.

Herausforderung

Im Jahr 2017 stand der Kälte- und Klimatechnikspezialist vor der Herausforderung, die internen Geschäftsprozesse zu optimieren. Im Zuge dessen sollten beispielsweise auch die Außendienstmitarbeiter mobil auf den Dokumentenbestand zugreifen und bestimmte Aufgaben per Workflow anstoßen können. Des Weiteren war es den Verantwortlichen ein Anliegen, das E-Mail-basierte Infopostfach zu automatisieren sowie die E-Mails rechtskonform zu archivieren. Daher beschlossen sie, ein ECM-System einzuführen, um geschäftsrelevante Dokumente und E-Mails digital vorzuhalten.

Lösung

Optimierung und Abbildung der Geschäftsprozesse mittels ELO-Workflow Die Implementierung von ELOprofessional erfolgte innerhalb von 8 Wochen, die Schulung der involvierten Mitarbeiter in 2 Tagen. Im Anschluss daran wurden in zwei aufeinander folgenden Schritten die Prozesse rund um Bestellungen sowie Auftragsabarbeitung analysiert und mithilfe des ELO Workflow-Moduls digital abgebildet. Ablauf Bestellprozess: Seither werden die Bestellungen über das System für Customer-Relationship-Management (CRM) von PDS erstellt und per E-Mail weitergeleitet. Der Versand der E-Mail löst in ELOprofessional den Start des eigens dafür entwickelten Workflows aus. Alle am Prozess beteiligten Abteilungen sind in den Workflow eingebunden, indem die jeweiligen Mitarbeiter über das ECM-System spezifische Aufgaben zugewiesen bekommen. Die in den Workflow einbezogenen Personen werden mit Hilfe automatischer Feed-Beiträge in Chat-Form laufend über den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert. Zudem werden alle vorgangsbezogenen relevanten Dokumente zur besseren Übersicht automatisch mit dem Bestellvorgang verknüpft. Ablauf Auftragsbearbeitungsprozess: Um die automatisierte Auftragsbearbeitung umzusetzen, war es zunächst erforderlich, die vom CRM-System PDS erzeugten Belege im ECM-System zu archivieren. Wird nun ein Angebot in ELOprofessional abgelegt, startet der dafür generierte ELO-Workflow. Der zur Steuerung und Dokumentation der Auftragsbearbeitung benötigte Begleitzettel wurde als Workflow-Formular abgebildet. Hat der Kunde das Angebot angenommen, erfolgt die weitere Bearbeitung Workflow-basiert durch die zuständigen Abteilungen, sprich die jeweiligen Aufgaben werden direkt an die Verantwortlichen delegiert. Mobiles Arbeiten: Um den im Außendienst tätigen Projektleitern, Monteuren und Vertriebsmitarbeitern auch außerhalb des Büros eine Teilnahme am ELO-Workflow zu ermöglichen, hat Zimmermann zusätzlich die ECM-App ‚ELO for Mobile Devices’ implementiert. Die Mitarbeiter sind seither in der Lage, die vorgangsbezogenen Dokumente auch mobil über das Smartphone oder Tablet zu prüfen und freizugeben. So können sie vollkommen unabhängig vom Standort agieren. E-Mail Archivierung: Die automatische Archivierung der E-Mails aus dem Infopostfach erfolgt über das Modul ‚ELOxc for Microsoft EWS’ direkt aus Office 365. So lässt sich eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung sicherstellen und außerdem das zentrale Postfach entlasten.

Nutzen

Die ECM-Software ELOprofessional bietet alle Funktionen, um sämtliche unternehmensbezogenen Informationen effektiv zu verwalten, verfügbar zu machen und sicher zu kontrollieren. Die Abbildung zahlreicher Geschäftsprozesse innerhalb des Systems sorgt für eine transparente Bearbeitung der Vorgänge sowie für eine erheblich schnellere Umsetzung. Die Freigabeprozesse auf Basis digitaler Workflows vereinfachen nun die täglichen Abläufe und machen sie für alle Mitarbeiter zu jeder Zeit nachvollziehbar. ELOprofessional bindet relevante Dokumente und Informationen vorgangsbezogen in die Geschäftsabläufe ein und steuert so die Prozesse unternehmensweit durch dynamische Workflows. Dank der Implementierung der App ‚ELO for Mobile Devices’ können die autorisierten Mitarbeiter nun einfach und komfortabel über Mobile Clients auf das ELO-Archiv zugreifen – und somit alle ECM-Basisfunktionen nutzen. Last but not least gewährleistet das in ELOprofessional abgebildete und auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene E-Mail-Management, dass die gesetzlichen Vorgaben zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung eingehalten werden.

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