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Mehr Effizienz für Geschäftsprozesse

Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH
Bergstraße 20, 91286 Obertrubach
Transport, Verkehr & Logistik
Verkehr / Logistik
Modern Workplace

Kundeninformation

Die Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz im fränkischen Obertrubach. Das Portfolio des deutschlandweit agierenden Unternehmens beinhaltet Reiseverkehr und Verkehrslogistik, Linienverkehr, Taxi, Mietwagen branchenspezifisowie einen eigenen Reiseveranstalter. Derzeit hat das erfolgreiche Unternehmen über 120 Fahrzeuge in den Betriebshöfen Fürth und Obertrubach stationiert. Von den insgesamt 240 Mitarbeitern sind 180 Berufskraftfahrer/innen Personenbeförderung.

Beschreibung

Einführung von ELOprofessional als zentrales ECM zur Automatisierung und Beschleunigung der internen Geschäftsprozesse sowie der Bereitstellung einer unternehmensweiten Informationsplattform.

Herausforderung

Die Firma Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH stand vor der Herausforderung, die Vielzahl der Dokumente unter Kontrolle zu bringen, die in der Reise- und Verkehrsbranche anfallen. Diese sollten schnell und unkompliziert unternehmensweit allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dabei handelt es sich um klassische Dokumente, wie Rechnungen und Belege, sowie um branchenspezifische Dokumente, wie z.B. Zustiegslisten für Passagiere, die von Berufskraftfahrern jederzeit weltweit eingesehen werden müssen. Da die Firma Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH ihre Busse selbst wartet und eine eigene Werkstatt betreibt, müssen auch Schäden und Reparaturen dokumentiert und gesteuert werden können. Aufgrund der Vielzahl der anfallenden Verträge sowie der benötigten Kostenkontrolle und der Fristenüberwachung war natürlich auch Voraussetzung die Ablage und Auswertung der Verträge im System direkt umsetzen und überwachen zu können. Insgesamt besteht die Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH aus mehreren Gesellschaften. Diese stellte für die Umsetzung zudem noch eine zusätzliche Herausforderung dar.

Lösung

Aufgrund der vielen unterschiedlichen Anforderungen war ein flexibles System wie ELOprofessional die richtige Wahl für die Firma Schmetterling Reise- und Verkehrs-Logistik GmbH. Im ersten Schritt wurde eine Schnittstelle für das bestehende ERP System implementiert, welche alle ausgehenden Belege archiviert. Dieses System stellt auch Passagierlisten und Informationen für ELO zur Verfügung, welche von dem jeweiligen Berufskraftfahrer eingesehen werden können, um jederzeit den Überblick über die Passagiere zu haben. Die Eingangsbelege werden mithilfe des ELO DocXtractor gescannt, automatisiert erkannt und in ELO abgelegt. Über verschiedene Schnittstellen wird bei den eingehenden Rechnungen automatisch die korrekte Kontierung und Buchung vorgeschlagen. Diese kann in einem Workflow mit bis zu drei Freigabestufen geprüft, angepasst und freigegeben werden. Die Fristüberwachung von ELO sorgt dafür, dass alle Belege zeitnah und schnell geprüft und gezahlt werden können. Im Bereich der Werkstatt ist es notwendig, schnell auf Probleme an Fahrzeugen reagieren zu können,um den Ausfall der Fahrtzeiten möglichst gering zu halten. Hierzu hat die Firma MR Datentechnik ein eigenes Web Portal entwickelt, welches über Terminals oder mobil über Smartphones von den Berufskraftfahrern verwendet wird, um Schäden an den Fahrzeugen zu melden. Ein Workflow innerhalb von ELO steuert den Reparaturprozess und informiert die verantwortlichen Personen über Arbeitsanweisungen bezüglich der zu erledigenden Tätigkeiten. Der Werkstattmitarbeiter kann die Reparatur dann digital als erledigt markieren oder sie über einen ausgedruckten und ausgefüllten Reparaturauftrag mit Barcode automatisch fertigstellen. Verträge werden über das Modul „ELO Business Solution Contract“ verwaltet. Mit dieser Standardlösung können Verträge archiviert, Kosten überwacht und Fristen eingehalten werden. Hierzu wurden verschiedene Systeme, wie zum Beispiel Addison, mit den Vertragspartnern an die Lösung angepasst. Auch die Ablage der Verträge innerhalb der acht unterschiedlichen Mandanten mit entsprechenden Zugriffsrechten war eine Anforderung, die umgesetzt worden ist.

Nutzen

Schnelle Verfügbarkeit von Informationen und ein übersichtliches Vertragsmanagement. Durch die Möglichkeit, die Rechnungen und Dokumente auch unterwegs über das Smartphone oder Tablet zu prüfen, konnte absolute Unabhängigkeit geschaffen werden.

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