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Transparenz durch digitale Steuerung der Vertriebsprozesse

rtv media group
Breslauer Straße 300, 90471 Nürnberg
Mediendienstleister
ITK / Medien
Modern Workplace

Kundeninformation

Seit 1961 ist die rtv media group mit Hauptsitz in Nürnberg ein starker Partner für Medienhäuser und Werbekunden. Als Medienunternehmen mit langjähriger Expertise in den Bereichen TV & Entertainment,Gesundheit und Best-Ager Content bietet sie ein vielfältiges Produkt und Leistungsportfolio mit erfolgreichen Marken über alle Medienkanäle hinweg.

Beschreibung

Dass Papierunterlagen ein Auslaufmodell sind und sich der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente lohnt liegt in Zeiten der Digitalisierung auf der Hand. Daher war der Kunde auf der Suche nach einem Partner, der alle Anforderungen an einen modernen und digitalen Arbeitsplatz erfüllen kann. Die Wahl fiel auf die ELO ECM Suite aus dem Hause ELO Digital Office GmbH als zentrales Enterprise Content Management.

Herausforderung

Die rtv media group stand vor der Herausforderung, die Vielzahl von Dokumenten, die bisher in Papierform oder per E-Mail im Vertriebsprozess anfielen, digital zu archivieren und zu steuern. Bislang war bei der Bearbeitung von Aufträgen, Rechnungen, etc. der Projektstatus nicht für alle beteiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ersichtlich, was die Zusammenarbeit unnötig kompliziert gestaltete. Das Medienunternehmen war somit auf der Suche nach einem
System, mit welchem Dokumente transparent archiviert und gebündelt eingespeist werden und der Bearbeitungsstatus
von Dokumenten nachvollziehbar abrufbar ist. Zudem sollte
eine Lösung für die einfache und transparente Verwaltung von Vertragsdokumenten gefunden werden.

Lösung & Nutzen

Nach Prüfung der Ist-Situation und den Anforderungen des Kunden kamen unsere ECM Consultants zu dem Entschluss, dass die ELO ECM Suite die richtige Wahl für ein Unternehmen in dieser Größenordnung darstellt. Die Mitarbeiter werden bei der Ablage ihrer Belege in eine digitale Vorgangsakte durch innovative Funktionen der ELO ECM Suite unterstützt und die weiteren Prozessschritte per Workflow initiiert und gesteuert. Seit der Einführung der ELO ECM Suite sorgt die zentrale digitale Ablage für eine transparente Auftragsbearbeitung. Der Status von Projekten ist direkt ersichtlich, die Ablagestruktur wurde vereinheitlicht und Durchläufe somit optimiert. Prozesse werden effektiv und mittels Eskalationsszenarien ohne zeitliche Verluste verwaltet und dokumentiert. Das ELO Contract Management sorgt dafür, dass Lebenszyklen aller Verträge, von der Entstehung, über die Laufzeit, bis zum Vertragsende, problemlos verwaltet und darüber hinaus rechtskonform archiviert werden können. Sensible Daten werden dadurch unter Einhaltung aller gesetzlichen Fristen, Compliance- und Revisionsvorschriften aufbewahrt. Durch die Komponente ELO Analytics können alle Informationen des Unternehmens umfassend ausgewertet werden. Über verschiedene Dashboards werden komplexe Auswertungen visuell und übersichtlich dargestellt.

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