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Verträge & Fristen digital im Blick

Franken Maxit Mauermörtel GmbH & Co.
Azendorf 63, 95359 Kasendorf
Immobilien & Baugewerbe, Handwerk
Immobilien & Baugewerbe, Handwerk
Modern Workplace

Kundeninformation

Die Franken Maxit Gruppe steht für innovative Produkte und Serviceleistungen in Bauindustrie und Bauhandwerk. Innerhalb von drei Jahrzehnten hat sich die Gruppe zu einem international agierenden Unternehmen mit mehr als 700 Mitarbeitern an acht Standorten und einem Umsatzvolumen von ca. 150 Millionen Euro entwickelt. Auf modernsten Anlagen produziert Maxit Trockenmörtel und Gemische aus Bindemitteln, Zuschlagsstoffen sowie Additiven und bietet ein umfassendes Produktprogramm für die Bereiche Rohbau, Ausbau und Fassade.

Beschreibung

Es liegt auf der Hand, dass bei einem Unternehmen dieser Größenordnung das Vertragswesen eine zentrale Rolle spielt. Entsprechend sind zahlreiche Verträge zu verwalten sowie Fristen und Vereinbarungen zu überwachen. Um das Vertragsmanagement zu optimieren, setzt Maxit seit Januar 2017 auf die Lösung‚ ELO Business Solution Contract’ aus dem Hause ELO Digital Office, einem Hersteller von Enterprise-Content-Management (ECM).

Herausforderung

Ohne ein System für das digitale Vertragsmanagement stellte die unternehmensweite Verwaltung der Verträge eine große Herausforderung dar. Auch die Überwachung von Fristen und Vereinbarungen war komplex. Daher war Maxit auf der Suche nach einer praktikablen Lösung.

Lösung

Für jede Phase im Lebenszyklus eines Vertrages – von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – stellt die ‚ELO Business Solution Contract’ standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit. Auf diese Weise profitiert Maxit von einer sehr schnell einsatzfähigen Lösung, die lediglich weniger individueller Anpassungen bedurfte. Diese haben unsere erfahrenen ECM-Consultants zielgerichtet in enger Abstimmung mit der Fachabteilung von Maxit durchgeführt.

Nutzen

Seit Einführung der Business Solution sorgt eine zentrale Ablage für ein übersichtliches Management aller Vertragsunterlagen. Die Dokumente liegen rechtskonform im ELO-Archiv. Sensible Daten werden unter Einhaltung gesetzlicher Fristen, Compliance- und Revisionsvorschriften aufbewahrt. Die Bearbeitungszeiten ließen sich durch automatisierte Prozesse und intelligente Suchmechanismen stark verkürzen.

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